Renginių organizavimas: skirtingi renginiai, savitos organizavimo taisyklės

Atėjus į tam tikrą renginį, viskas atrodo labai paprasta: ateini, pavalgai, pabendrauji, pašoki – kitaip tariant gerai praleidi laiką (žinoma, jei tai – pramoginio pobūdžio renginys). Tačiau slypi užkulisiai: kažkam reikėjo įdėti nemažai pastangų, jog dalyviai išsineštų būtent teigiamas emocijas. Renginiai yra labai skirtingi (toli gražu ne kiekvieno paskirtis yra pralinksminti), orientuoti į įvairias asmenų grupes. Tad jei renginių organizavimas neapgalvotai patikimas asmenims, kuriems gali iškilti įvairaus pobūdžio sunkumų, galutinis rezultatas gali labai nuvilti.

Renginius galima suskirstyti į šias pagrindines grupes:

• Darbo (prezentacijos, vakarėliai darbe ir kita). Sprendimas, jog šį darbą gali atlikti ir kas nors iš darbuotojų, nėra rekomenduotinas: gali nukentėti pagrindinis darbas, o ir renginio organizacinės detalės apsvarstomos paskubomis. Aišku, yra tokių viršininkų, kuriems svarbu vien darbinio vakarėlio įvykimo faktas, o tai, jog darbuotojams tai prilygo kančiai – nei motais. Ypatingai renginių organizavimas yra svarbus tada, kai dalyvauja būsimi klientai, partneriai (galbūt ir iš užsienio). Tokiu atveju klaidos nėra dovanotinos, o kartais atneša ir finansines išlaidas (tarkime, nepasirašyta sutartis).
• Asmeninės šventės (vestuvės, gimtadieniai, mergvakariai, krikštynos ir panašiai). Būtent šią renginių grupę dažniausiai nusprendžiama organizuoti savarankiškai. Priežastys įvairios: taupymo sumetimai; mąstymas, jog taip šventės „kaltininkui“ bus parodytas didesnis dėmesys; vertinimas, jog viskas labai paprastai ir panašiai. Aišku, galima užsakyti renginio vietą, pasirūpinti meniu, užsakyti muzikantų paslaugas, paieškojus išsirinkti kelis vakarėlio žaidimus, išsiuntinėti kvietimus ir tikėtis fantastiškos šventės. Palėbavimas prie maistu apkrauto stalus šiandien žavi jau retą – žmonių reikalavimai gerokai išaugo, tad atsainaus požiūrio kad ir kukliausio renginio organizavimą reikėtų atsisakyti.
• Didesnio masto vieši renginiai (miestų šventės, tam tikrų datų bei švenčių minėjimai ir kita).

Čia ypatingai reikalinga profesionalių organizatorių ranka: veiklos, įtraukiančios labai skirtingas asmenų grupes, profesionalūs didžėjai/muzikantai, reklama per įvairias žiniasklaidos priemones ir kita.

Skirtingo pobūdžio renginiai reikalauja nevienodo organizavimo modelio. Jei asmuo kažkada organizavo gimtadienį (nors vykusiai atlikti šį darbą taip pat nėra paprasta) nedidelei žmonių grupei, nereikia nusivilti, jog jo suplanuota tarptautinė konferencija ne visiškai pavyko. Kartais geriau sumokėti už šios srities specialistų paslaugas ir apsidrausti nuo nusivylimo.